Operations & Office Manager

Workplace & Operations

• Procurement und Vendor Management hast du in der Hand – ob Cleaning, Handwerk, Catering oder Freelancer: du holst Angebote ein, verhandelst und beauftragst

• Bei Compliance bist du unsere zentrale Ansprechperson – ob Brandschutz, Arbeitssicherheit oder Datenschutz, du arbeitest dabei eng mit unserer Legal Counsel und externen Beauftragten zusammen

• Zwischen Office und Workshop bist du das verbindende Element – du koordinierst Material, Bestellungen und Logistik

• Auch nach außen bist du erste Ansprechperson – Telefon, Email, Post und externe Anfragen laufen bei dir zusammen

People Operations & Team Experience

• Du begleitest unser Onboarding und Offboarding – Hardware, Zugänge, Arbeitsplatz und Welcome-Setup stehen ab Tag 1 bereit

• Bei der HR-Administration in Personio behältst du den Überblick – Vertragsvorbereitung, Stammdaten, Krankmeldungen und Urlaube laufen über dich

• Im Recruiting unterstützt du tatkräftig – von der Terminkoordination über die Candidate Experience bis zur Vertragsvorbereitung

• Du gestaltest unsere interne Kommunikation mit – All-Hands, Newsletter und Team-Updates

Executive Support & Finance Ops

• Damit der Alltag unserer Gründer:innen und unseres Teams reibungslos läuft, kümmerst du dich um Kalender, Travel und Meeting-Prep

• Bei internen und externen Events ziehst du gemeinsam mit unserer Event Managerin die operativen Fäden im Hintergrund

• Du prüfst Rechnungseingang und Belege und bereitest sie sorgfältig für unsere Buchhaltung vor

• Bei Reisekosten- und Spesenabrechnungen behältst du den Überblick und arbeitest eng mit unserem Finance Manager zusammen

• Erfahrung im Office Management, Workplace Operations oder Executive Support, idealerweise im Tech- oder Startup-Umfeld

• Freude daran, viele Themen parallel zu managen und auch in turbulenten Phasen den Überblick zu behalten

• Verhandlungsgeschick und ein gutes Gespür im Umgang mit Dienstleistern und Lieferanten

• Erfahrung im Umgang mit Tools wie Personio, Google Workspace, Moss

• Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge effizienter zu machen

• Neugier für Robotik, KI und Deep Tech – du interessierst dich für Zukunftstechnologien und willst verstehen, wie Innovation entsteht

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• On-site in Berlin – du arbeitest täglich vor Ort, direkt mit dem Team und unseren Robotern an echtem Impact.

• Room to Fail & Grow – Wir lernen schnell, übernehmen Verantwortung und wachsen an echten Projekten. Mit einem zusätzlichen Lerntag und individuellem Weiterbildungsbudget fördern wir deine Entwicklung.

• Room to Recharge & Massages – Ein Ruhebereich für Erholung, Meditation oder Gebet sowie regelmäßige Office-Massagen und Mental-Health-Workshops für dein Wohlbefinden.

• Office Gym & Active Mind: Unser kleiner Fitnessbereich und Ping-Pong-Zone bringen Bewegung in den Arbeitsalltag und fördern Fokus, Energie und Kreativität.

• Give Back to the Community: Ein zusätzlicher bezahlter Tag für soziales oder ökologisches Engagement – ob Mentoring, Freiwilligenarbeit oder Bildungsprojekte.

• Flexible Benefits Program: Wähle selbst, was zu deinem Leben passt: Home-Interior, Mobility, Health, Food oder Musik Abos

• Central Office & Deep-Tech Playgroud: Im Herzen Berlins erwarten dich moderne Labs, kreative Räume, Fokuszonen und eine voll ausgestattete Küche mit Snacks, Getränken und gutem Kaffee