Front Office Manager

Deine Mission

Als Front Office Manager bist du der Herzschlag unseres Office. Du empfängst Menschen, hältst den Alltag am Laufen und sorgst dafür, dass unser Space nicht nur funktioniert, sondern sich gut anfühlt. Du bist die Person, die den Überblick behält, wenn viel gleichzeitig passiert und die dafür sorgt, dass niemand vor verschlossener Tür steht.

Deine Aufgaben

• Empfang & First Impression: Du bist unser Gesicht nach außen – wer bei uns anruft, klingelt oder reinkommt, wird von dir empfangen. Egal ob Bewerber:in, Kund:in, Investor:in oder Handwerker:in, du sorgst dafür, dass der erste Eindruck sitzt.

• Externe Kommunikation: Telefon, info@-Email, Post und Pakete laufen bei dir zusammen. Du sortierst, priorisierst und sorgst dafür, dass Anfragen schnell die richtige Person finden.

• Kalendermanagement: Du hältst die Kalender unserer Gründer:innen zusammen. Termine, Prioritäten, Konflikte und interne wie externe Meetings organisierst du so, dass der Tag Struktur hat und wichtige Themen Raum bekommen.

• Travel & Logistik: Du planst und buchst Reisen, Hotels und Termine für unsere Gründer:innen und das Leadership Team, inklusive Umbuchungen, wenn's kurzfristig sein muss.

• Meeting- & Guest-Prep: Du bereitest Meetings und Besuche vor, vom passenden Raum über Unterlagen bis zu Catering und Werkstour-Logistik. Mit kleinen Aufmerksamkeiten z.B. einem Präsent, das zum Anlass passt, sorgst du dafür, dass sich jede:r Gast bei uns wirklich willkommen fühlt.

• Dokumentenmanagement: Du sorgst für Ordnung in unseren digitalen und physischen Ablagen. Verträge, Präsentationen, Rechnungen und Dokumente sind bei dir sauber strukturiert und schnell auffindbar.

• Event Support: Bei Team-Events, Offsites und internen Veranstaltungen packst du bei der Umsetzung mit an, von Location-Vorbereitung über Catering bis zur Betreuung vor Ort.

• Office Vibe: Kaffee, Snacks, Ordnung und die kleinen Dinge, die den Alltag angenehmer machen. Du hast den Blick dafür, was fehlt, bevor jemand fragt.

Was du mitbringst

• Erste Erfahrung im Empfang, Front Desk, in Hospitality, Office Management oder im Kundenservice – idealerweise in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld.

• Echte Serviceorientierung und Herzlichkeit – du gehst offen auf Menschen zu und liest schnell, was jemand gerade braucht.

• Organisationstalent und Hands-on-Mentalität – du bringst Ordnung ins Wuselige und packst selbst mit an.

• Verlässlichkeit und Diskretion, auch wenn viel gleichzeitig passiert.

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (z. B. Google Workspace); Offenheit, Neues wie Personio oder Moss dazuzulernen.

• Neugier für Robotik, KI und Deep Tech – du willst Teil von echter Innovation sein.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• On-site in Berlin – du arbeitest täglich vor Ort, direkt mit dem Team und unseren Robotern an echtem Impact.

• Room to Fail & Grow – Wir lernen schnell, übernehmen Verantwortung und wachsen an echten Projekten. Mit einem zusätzlichen Lerntag und individuellem Weiterbildungsbudget fördern wir deine Entwicklung.

• Room to Recharge & Massages – Ein Ruhebereich für Erholung, Meditation oder Gebet sowie regelmäßige Office-Massagen und Mental-Health-Workshops für dein Wohlbefinden.

• Office Gym & Active Mind – Unser kleiner Fitnessbereich und die Ping-Pong-Zone bringen Bewegung in den Arbeitsalltag und fördern Fokus, Energie und Kreativität.

• Give Back to the Community – Ein zusätzlicher bezahlter Tag für soziales oder ökologisches Engagement – ob Mentoring, Freiwilligenarbeit oder Bildungsprojekte.

• Flexible Benefits Program – Wähle selbst, was zu deinem Leben passt: Home-Interior, Mobility, Health, Food oder Musik-Abos.

• Central Office & Deep-Tech Playground – Im Herzen Berlins erwarten dich moderne Labs, kreative Räume, Fokuszonen und eine voll ausgestattete Küche mit Snacks, Getränken und gutem Kaffee.